Сломался фискальный накопитель, что делать?

Фискальный накопитель — самое ценное, что есть в кассе. От его работоспособности зависит, будет ли исправно передаваться информация в ФНС. Если этого не делать, можно получить штраф от налоговой. А при повторном нарушении и вовсе приостановку деятельности на три месяца.  

Что делать, если фискальный накопитель внезапно сломался, заблокировался или был утрачен, вместе с кассой?

Как заменить фискальный накопитель, если истёк его срок действия?

В отличие от кассовых аппаратов, которые могут либо устареть, либо получить механические повреждения, фискальные накопители (ФН) априори имеют ограниченный срок действия.

Они бывают на 13, 15 и 36 месяцев. Какой ставить — зависит от выбранного вида деятельности и наличия наёмных работников. Прежде чем купить фискальный накопитель, проконсультируйтесь со специалистом ITCOM Market.

Когда срок действия ФН подходит к концу, ожидаемо нужно его заменить.
Сам кассовый аппарат подлежит перерегистрации. Того требует 54–ФЗ — главный закон в торговле и сервисе.

Итак, перед установкой нового накопителя, нужно уведомить ФНС о произошедшем. Можно это сделать двумя способами:

Через личный кабинет ФНС:

• Сформировать отчёт о закрытии старого ФН;
• Заменить фискальный накопитель на новый и активировать его;
• Подать в ФНС заявление о перерегистрации ККТ, в связи с заменой ФН. При подаче электронно —заверить электронной подписью.
• Удостовериться, что в регистрационной записи ККТ, поменялся статус на «перерегистрирована».

Лично. Если ККТ работает с передачей данных в ОФД.

• Сформировать отчёт о закрытии старого ФН;
• Заменить фискальный накопитель на новый и активировать его;
• Заполнить бумажное заявление, Форма по КНД 1110061;
• Подать заявление в ФНС по месту регистрации.

Лично. Если ККТ работает без передачи данных в ОФД:

• Сформировать отчёт о закрытии старого ФН;
• Заменить фискальный накопитель на новый и активировать его;
• Заполнить бумажное заявление, Форма по КНД 1110061;
• Скопировать со старого ФН все данные, сохранить их в специальном формате на флеш-носителе;
• Подать заявление в ФНС по месту регистрации, приложив носитель с данными с ФН. .

Как быть, если замена происходит в связи с поломкой, и данные невозможно извлечь? Готовиться к штрафу? Нет. В приказе ФНС № ММВ-7-20/484@ (прил.5, п.8) значится: если регистрация происходит в связи с поломкой фискального носителя, можно не предоставлять отчёт о закрытии.

Тот факт, что он и правда вышел из строя, должен подтверждать какой-то документ. Выписка из сервиса или заключение поставщика ККТ, который производит сервисное обслуживание.

В приказе нет никаких указаний на то, что эти подтверждения могут потребоваться, но вряд ли ФНС поверит на слово, что поломка — случайность, а не попытка сокрытия дохода. Лучше иметь под рукой «доказательства».

Поэтому приложите к документам о перерегистрации и копию сервисного заключения о поломке ФН и письмом о поломке ФН в произвольной форме.

Если доказательства не были достаточно убедительными, есть риск получить штраф за нарушение КоАП (п.4, 5 ст.14.5). Нарушение порядка перерегистрации или непредставление информации обойдётся в сумму от 3000 ₽ до 10000 ₽ (для ИП и ООО, соответственно).

Что делать, если не все данные были переданы в ОФД?

На официальном сайте ФНС России разъяснили, что делать в подобной ситуации:

В случае поломки ФН, его производитель может извлечь из него все данные. Далее на все чеки будет поставлена отметка о том, что они были или не были переданы в ОФД. Те чеки, которые не отправились автоматически, должны отметить чеки, которые были переданы в ФНС на электронном носителе, с письмом в свободной форме. О нём мы говорили в предыдущем пункте.

Если вместе с пробитием чеков, пользователь вёл собственный учёт и нашёл какие-то разночтения, нужно пробить чек коррекции.

54–ФЗ не даёт точных рекомендаций, в каких именно ситуациях нужно пробивать корректирующий чек или БСО.

Нужно ли хранить сломанный фискальный накопитель в течение пяти лет?

54–ФЗ гласит, что фискальные накопители с истёкшим сроком действия должны храниться в течение 5 лет с момента замены. Однако в законодательстве ничего не сказано о накопителях, вышедших из строя в гарантийный период.

Чтобы доказать, что поломка произошла не по вине пользователя онлайн-кассы, возместить траты или получить новый фискальный накопитель, нужно отправить нерабочий экземпляр на экспертизу поставщику или изготовителю, если закупка производилась напрямую.

Получается почти безвыходная ситуация, которая в любом случае обернётся нарушениями. С одной стороны закона, а с другой — гарантийных обязательств. Как поступить в такой ситуации?!

В течение пяти дней с момента поломки нужно заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу.

Пренебречь экспертизой не получится, потому что потребуется предоставить заключение о характере поломки в налоговый орган. Обычно экспертиза занимает до 30 календарных дней. Потом заключение по результатам экспертизы, которую провёл производитель, отправляется владельцу и в ФНС.

Неисправный экземпляр всё равно нужно вернуть и хранить вместе с остальными истёкшими фискальными накопителями, если таковые имеются. Если сторона, проводившая экспертизу, по каким-то причинам отказывается возвращать неисправный накопитель, обязательно нужно получить письменное заключение о неисправности переданного фискального накопителя.

Чем грозит отказ от экспертизы для обеих сторон: нарушением КоАП, 54–ФЗ и штрафами.

Для пользователя: часть 4-5, ст. 14,5 КоАП, о котором мы писали выше. Чем больше фискальников не хранится или хранится неправильно, тем больше сумма штрафа.

Для производителя: отказ от проведения экспертизы и выдачи заключения — нарушение 54–ФЗ и шанс получить предписание от ФНС.

Как будут считаться налоги, если информация из фискального накопителя утеряна полностью или частично? 

Особенно этот вопрос актуален для тех, кто работает на ОСН и УСН. У них сумма налога непосредственно зависит от того, сколько денег прошло по кассе. И если информация, содержавшаяся в фискальном накопителе, была утеряна, ФНС имеет право определять сумму налогов самостоятельно (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Она считается, исходя из имеющихся о налогоплательщике данных и того, сколько платят похожие компании. Всё это, естественно, очень относительно и порождает почву для споров. Поэтому такой метод используется только в самых крайних ситуациях.

Поломка фискального накопителя именно такой и является и не может являться нарушением. Чтобы не быть заподозренным сокрытии доходов, владелец кассы должен озадачиться своей юридической безопасностью.

Для этого нужно:

• Сдать старый ФН на гарантию и приобрести новый;
• Перерегистрировать в личном кабинете ФНС кассу с новым накопителем;
• Написать заявление в ФНС о поломке фискального накопителя;
• Отправить сам накопитель на экспертизу и дождаться заключения;
• Постараться всё же получить информацию о платежах из ФН;
• Пробить чек коррекции.

Можно не покупать другой фискальный накопитель, а дождаться замены или возврата денег поставщиком или изготовителем. Это дешевле, но не так быстро и наверняка. К тому же, работа без фискального накопителя автоматически означает приостановку деятельности. Компания ITCOM Market занимается продажей и установкой фискальных накопителей для всех видов деятельности и моделей касс.

При выполнении каждого из пунктов могут возникнуть сложности, поскольку не всегда известно, какая часть данных утратилась, и какую сумму указывать в чеке.

Также производитель одной из распространённых марок фискальных накопителей прекратил свою деятельность, и получить от него заключение по поломке или помощь с извлечением информации физически невозможно.

Чтобы минимизировать вероятность поломки или и вовсе её предотвратить, рекомендуем регулярно проводить сервисное обслуживание. Это поможет избежать таких проблем, как описаны выше и чувствовать себя комфортнее.